En estos tiempos, la información se ha convertido en la materia prima de cualquier empresa. Hoy, los archivos se multiplican y las exigencias crecen con ellos. Cada vez más, se necesitan grandes espacios y equipos de archivos, junto a personal especializado en el manejo de herramientas informáticas específicas. Actualmente en toda empresa, optimizar y mantener el control y la confidencialidad sobre los documentos es fuente de eficiencia y competitividad. Reconocer las necesidades a este nivel es un principio fundamental para adaptarse de manera exitosa a las nuevas exigencias. Hacer más efectivo el acceso a la información importante dentro de toda empresa, permite evitar interrupciones innecesarias y agilizar así el desarrollo del trabajo.
La situación económica presente hace necesaria la eficiencia en todos los aspectos de los negocios. La reestructuración de las empresas, su correcto dimensionamiento y la reingeniería de las mismas implica que se realicen tareas con exigencia de personal, espacio y tiempo significativamente menores.
En consecuencia, las empresas hoy en día enfrentan un crecimiento continuo en cuanto a la complejidad que implica el Manejo de Archivos y paralelamente disponen de menor cantidad de personal para realizar dicha tarea.